organizzazione

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Siamo tutti volontari e per mangiare ci tocca lavorare: sei qui perché hai scelto di condividere un progetto (sogno, idea,… O come tu lo voglia chiamare). Partecipare è il primo impegno che ti sei preso ed è un gesto di rispetto verso tutti

 

Chat su slack

In una prima fase abbiamo fatto delle chat alternate, per dare possibilità a tutti di partecipare: una settimane il martedì alle 13 e la settimana successiva il giovedì alle 16.
Questo sistema non ha funzionato: la riunione del giovedì era sempre troppo poco frequentata. Siamo tornati ad un’unica chat il martedì alle 13.

Le riunioni servono al team per confrontarsi sui diversi temi legati all’organizzazione. La discussione deve essere informata, perciò nei giorni precedenti alla riunione i diversi organizzatori vengono qui e commentano il post settimanale aggiornando il resto del gruppo sulle cose fatto, ponendo domande, facendo proposte. È sempre possibile, per tutti, fare un post ad hoc per l’argomento se si ritiene importante una discussione specifica al di fuori del post settimanale.

Le riunioni su slack non sono il posto per dire cosa si è fatto quella settimana, se no si perde mezz’ora ad aggiornarsi. Gli aggiornamenti si fanno commentando il post settimanale.

Non servono, inoltre, a fare votazioni. Nel caso si debbano fare delle votazioni non si fanno in chat perché non tutti sono presenti. Si fa un post qui e si lascia un tot ragionevole di giorni per votare (2, 3, 5? Non perdiamoci con tempi lunghi).

Post su Team

Tutte le settimane i responsabili di ogni team aggiornano sull’andamento del lavoro, in relazione ai rispettivi compiti:

  • Cosa è stato fatto?
  • Cosa di ciò che era in programma non è stato fatto?
  • Quali sono i prossimi obiettivi?
  • Quali le questioni aperte?

Questa è solo una traccia di possibili contenuti, ognuno la personalizza secondo le cose che ha da dire 😉

Ogni responsabile di team commenta, anche se non ci sono progressi o argomenti da discutere, anche solo per dire che tutto è ok 🙂

L’aggiornamento serve come base di condivisione del lavoro fatto, e servirà come punto di partenza per la discussione settimanale su Slack. Andrà, dunque, commentato con gli aggiornamenti che avvengono fino al momento della riunione: per la riunione del martedì gli aggiornamenti dovranno essere fatti fino al martedì mattina, per la riunione del giovedì, fino al giovedì mattina.

Nel caso ci siano argomenti su cui decidere o avviare una discussione corposa, si scrive un articolo apposta.

Buon lavoro a tutti noi!

 

Cartella drive

Questa cartella è condivisa con tutti gli organizzatori e il team Community internazionale. Non è (o almeno non dovrebbe, ma mi impappino sempre con i permessi di Drive 🙂 ) essere visibile al mondo perché contiene anche dati sensibili (fatture partecipanti, numeri di telefono speaker, ecc…). Se un membro della Community italiana, in particolare organizzatori di futuri WordCamp volessero l’accesso, per favore mandate un massaggio a me (@francina) o @lasacco su Slack.

Al suo interno ci sono tutte le cartelle che mi sembravano necessarie. Quindi prima di chiedere “Dov’è questa cosa (logo, comunicato stampa, preventivo), facciamo un giro lì.

Google Spreadsheet Milestones

All’interno della cartella c’è un file importantissimo per l’organizzazione del WordCamp: si chiama “WordCamp Torino 2018 Milestones/Level of Effort“.

Ignorate tranquillamente il primo tab (Milestones), concentratevi sul secondo (Task Dates): lì c’è una tabella con tutte le operazioni da fare da qui al 07/04. @catortorella e @ljuba lo conoscono perché lo abbiamo usato il primo anno, lo scorso anno non so se lo abbiamo usato. Il sistema è semplice:

Example of Google Spreadsheet for WordCamp Organisers

  • Colonna A, il team
  • Colonna B, il task
  • Colonna C, chi se ne occupa
  • Colonna D, lo stato avanzamento lavori
  • Colonna E, la scadenza

Nella colonna E, le date sono calcolate in base a quello che vedete nella cella B1, ovvero la data dell’evento. Le date sono in formato americano, sono comode perché vedete prima il mese. È tutto molto fluido, quindi se vedete qualcosa assegnato a voi in una data che non ha senso (tipo preventivi magliette per oggi), modificate pure. La formula è abbastanza intuitiva, data dell’evento meno giorni all’evento. Potete anche mettere la data senza usare la formula e via 🙂

 

Casella di posta gmail

1. chi legge un messaggio e non risponde/non lo gestisce/non era per l*i *lo rimette da leggere*

2: ogni volta che un organizzatore non utilizza la mail di wctrn ma una sua personale, deve mettere wctrn in copia (per il discorso del tenere traccia a livello di documentazione)

3: *una sola persona si occupa di rispondere a richieste info generiche*, richieste da attendee ecc. tutto quello cioè che non ricade sotto venue o catering o speaker o volontari ecc

 

tracciamento attività

Idealmente: ognuno degli organizzatori tiene traccia in un doc condiviso su drive del processo con cui lavora, in modo da dare indicazioni operative a chi farà quel task dopo. Una cosa del tipo cosa ho fatto, cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato, cosa si potrebbe migliorare / idee per il futuro.

 


https://it.wordpress.org/team/2017/12/19/wordcamp-torino-modalita-di-comunicazione-lavoro-gestione-progetti-e-file/

Chat settimanale

A cosa serve

A confrontarsi sui diversi temi legati all’organizzazione. La discussione deve essere informata, quindi idealmente nei giorni precedenti alla riunione i diversi organizzatori vengono qui e fanno un post aggiornando il resto del gruppo sulle cose fatto, ponendo domande, facendo proposte.

A cosa non serve?

A dire cosa si è fatto quella settimana, se no si perde mezz’ora ad aggiornarsi. Non è sempre stato così, è una cosa che mi è venuta in mente mentre scrivevo la proposta speaker e ho pensato che sarebbe stato bello passare subito alla fase attiva. Mi sembra che siate d’accordo quindi la farei diventare una prassi.

A fare votazioni. Nel caso si debbano fare delle votazioni non si fanno in chat perché non tutti sono presenti. Si fa un post qui e si lascia un tot ragionevole di giorni per votare (2, 3, 5? Non perdiamoci con tempi lunghi).

Orari e luogo

Come deciso dal gruppo, la chat si tiene in due orari alternativi per facilitare la partecipazione, sul canale Slack di WordCamp Torino (#wctrn):
– Settimana A, martedì ore 13, Laura o Francesca moderano
– Settimana B, giovedì ore 16, Carmen o Giulia moderano
A ripetere.
Tutti gli organizzatori sono caldamente invitati a partecipare, è importante sentire il pensiero di tutti.
Calendario prossimi incontri dicembre/gennaio:
– 28/12 ore 16:00
– 02/01 ore 13:00 (dite se volete fare, forse saremo in vacanza tutti? Io non ci sono)
– 11/01 ore 16:00
– 16/01 ore 13:00
– 25/01 ore 16:00
– 30/01 ore 13:00

Tempi e OT

Evitiamo gli OT per favore, idealmente dovremmo stare in 45 minuti in modo che poi ci siano 15 minuti per il recap e tutti a pranzo!

Comunicazione asincrona e documentazione

Oltre alle chat in calendario, il canale è sempre aperto per discutere insieme tutto quello che serve per organizzare il WordCamp in modalità asincrona. Questo però genera il problema della dispersione delle informazioni perché i canali Slack gratuiti hanno un limite di dieci mila messaggi.
Per ovviare a questo inconveniente, invito tutti gli organizzatori a usare questo blog, il cosiddetto Team.
La scorsa settimana ad esempio abbiamo fatto un paio di scambi molto interessanti sul design del tema e se non li riportiamo qui tra poco si perderanno. @catortorella @ljuba_davie @d4z_c0nf riuscite a riassumere qui? Così lo inseriamo nell’handbook.

Il senso è: tutte le volte che ci viene da discutere qualcosa, non limitiamoci a parlarne su Slack, ma postiamo qui e poi discutiamo, o discutiamo e poi postiamo in modo che resti traccia della conversazione.

Gli strumenti

Abbiamo deciso di usare pochi strumenti, ecco quali e come andrebbero usati:

Team

Questo blog. Qui ci vanno:
– aggiornamenti su quello che stiamo facendo, proposte da discutere con il resto del team
– agenda della riunioni
– recap delle riunioni
– recap di conversazioni asincrone su Slack
– votazioni nel caso si rendano necessarie.

Slack

– chat settimanale
– discussioni estemporanee (che però vanno documentate qui su Team)

Drive

Archivio di file.

File Milestones

Questo file è molto importante, perché dà il ritmo e le scadenze al nostro lavoro. Le date che vedete dentro potrebbero essere un po’ farlocche perché sono calcolate con una formula matematica, che potrebbe anche non essere giusta.
Nei prossimi giorni rivedrò le scadenze in ordine di priorità e posterò qui per richiamare la vostra attenzione sui prossimi step importanti.

Modalità di lavoro

Dopo la pubblicazione del file Milestones definitivo vi invito a lavorare in autonomia il più possibile, riportando sempre qui su Team quello che avete fatto.

In parole povere, se la scadenza di un determinato task è il giorno X, non aspettatevi che qualcun altro ve lo ricordi 🙂
Se per un motivo qualsiasi, e ce ne sono mille e tutti validi, non potete fare una cosa nei tempi previsti, avvertite. In alcuni casi si potrà tranquillamente rimandare, in altri magari qualcuno dovrà prendere in mano al posto vostro.

Meglio dire “Io questo proprio non posso farlo” e allora si decide insieme quanto sia importante quel task: ha senso assegnarlo a altri? Meglio lasciar perdere e via? Lo vedremo insieme di volta in volta.

Proposta: checkup settimanale

Una cosa molto utile fatta a WordCamp Europe 2017 era il bot che chiedeva agli organizzatori su cosa avessero lavorato, difficoltà, ecc…
Siccome su Slack gratuito non si può fare, propongo di usare Team: programmiamo un post il venerdì mattina che invita gli organizzatori a commentare con la propria settimana, in modo che tutti siano aggiornati su cosa ognuno sta facendo.

Ora forse non stiamo facendo molto, ma vi assicuro che da gennaio tutti avranno task da portare avanti settimanalmente. Questo è un modo anche per aiutarsi a vicenda: ci sono dei temi che restano dormienti fino al WordCamp, altri che hanno tanto lavoro ora e poco verso la fine. Sapere cosa stanno facendo gli altri aiuta a sentirsi responsabili del progetto in modo collettivo.
Tradotto: se voi avete fatto una cosa e un vostro compagno 123, magari potete spartirvi il lavoro 😉

Cosa ne pensate?

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